E-Mail-Authentizität mit SPF – ein Leitfaden zur Verbesserung der E-Mail-Sicherheit

Willkommen zum neuesten Blogbeitrag, in dem wir einen Blick auf ein wichtiges Thema werfen: die Sicherheit Ihrer E-Mail-Kommunikation. In einer Zeit, in der E-Mails die Art und Weise, wie Unternehmen agieren, grundlegend verändert haben, ist es entscheidend, dass wir die Integrität dieser Kommunikationswege schützen. Genau hier kommt das Sender Policy Framework (SPF) ins Spiel. Stellen Sie es sich vor wie eine exklusive Gästeliste für einen angesagten Club – es bestimmt, welche Mailserver das Privileg haben, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden.

Wie funktioniert das eigentlich genau mit diesem SPF und warum ist es so wichtig?

Lassen Sie uns gemeinsam eintauchen und herausfinden, wie SPF Ihre E-Mail-Sicherheit auf ein neues Level bringen kann und was es mit der Gästeliste auf sich hat.

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Inhaltsverzeichnis Erstellung der Gästeliste Überprüfung der Gäste: Einlass oder Abweisung: Wer kommt auf die Gästeliste? Wer richtet die Gästeliste ein? Prüfen Sie den Status Ihres SPF-Eintrags Wann müssen Sie handeln?   Fazit

Erstellung der Gästeliste

Der erste Schritt besteht darin, als Domain-Inhaber (z.B. Ihr Unternehmen) festzulegen, welche E-Mail-Server Ihre E-Mails versenden dürfen. Diese Server werden in einem SPF-Eintrag in Ihrem DNS (dem Internet-Telefonbuch) aufgelistet.

Überprüfung der Gäste:

Wenn eine E-Mail ankommt, prüft der E-Mail-Provider des Empfängers (z.B. Gmail oder Yahoo) den SPF-Eintrag, um sicherzustellen, dass die Mail von einem autorisierten Server gesendet wurde.

Einlass oder Abweisung:

E-Mails, die von einem Server auf der Gästeliste stammen, werden normal behandelt und gelten als legitim. E-Mails, die nicht die Prüfung bestehen, können als Spam markiert oder blockiert werden, um Sie vor betrügerischen Absichten zu schützen.

Wer kommt auf die Gästeliste?

Zu den autorisierten Sendern können gehören: Ihre eigenen Mailserver, Server von Drittanbietern wie Microsoft 365, sowie Tools für E-Mail-Marketing wie u.a. CleverReach, Quentn, FunnelCockpit, Hubspot oder Ihr ERP-System. Es ist entscheidend, dass alle genutzten Dienste im SPF-Eintrag vermerkt sind.

Wer richtet die Gästeliste ein?

Als Ihr Hosting-Partner übernehmen wir diese Aufgabe meistens für Sie. Wir stellen sicher, dass Ihre SPF-Einträge korrekt gesetzt sind, um den sicheren E-Mail-Verkehr zu gewährleisten. Sie können sich darauf verlassen, dass wir die technischen Aspekte managen, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

Prüfen Sie den Status Ihres SPF-Eintrags

Sind Sie unsicher, ob für Ihre Domain bereits ein SPF-Eintrag besteht? Prüfen Sie hier, ob schon ein SPF Eintrag vorhanden ist oder schreiben Sie uns eine kurze Nachricht. Wir helfen Ihnen gerne weiter und stellen sicher, dass Ihre E-Mail-Sicherheit auf dem neuesten Stand ist.

Wann müssen Sie handeln?

1. Wenn das Prüfungsergebnis Ihnen keine Ergebnisse liefert "keine Datensätze gefunden"
2. Wenn Sie einen neuen Dienst / Software mit Mailversand in Betrieb nehmen

 

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Schreiben Sie uns im Ticketsystem mit Betreff "SPF + Ihr Domainname":

Notieren Sie im Bemerkungsfeld "kurze Beschreibung" bitte alle Dienste, die in Ihrem Namen Emails versenden dürfen bzw. künftig versenden sollen (z.B. Mailsoftware, ERP, MS 365, ....)

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Fazit

Die Einrichtung eines SPF-Eintrags ist eine grundlegende und wichtige Maßnahme zur Sicherung Ihrer E-Mail-Domain. Vertrauen Sie auf unsere Expertise, um Ihre Kommunikation sicher und authentisch zu halten. Bei Fragen oder für weitere Informationen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.